INTRODUCCION

EXCEL 2003

Microsoft Office Excel 2003 es el programa de hoja de cálculo que proporciona al usuario compatibilidad con XML y nuevas funciones que le ayudan a analizar y compartir información más fácilmente. Puede definir una parte de una hoja de cálculo como una lista y exportarla a un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services. Las etiquetas inteligentes en Excel 2003 son más flexibles que en Microsoft Office XP y las funciones de estadística mejoradas le permiten analizar la información de forma más eficaz.

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.

empezar siempre por el signo =. tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son : se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^ se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas.

Los distintos operadores:

• OPERADORES ARITMÉTICOS
• OPERADOR TIPO TEXTO
• OPERADORES RELACIONALES
• OPERADORES DE REFERENCIA
• OPERARDOR DE RANGO

Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que otras. se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos . operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor). Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría.

Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.

REFLEXION

''Excel es un medio que nos permita facilitarnos trabajos como capturar datos. Nos sirve para realizar trabajos que te pidan en un determinado trabajo que tengas en un fututro en el area de trabajo...''

METODOS DE ACCESO A EXCEL

Usted tiene varias opciones sobre como abrir Excel y  la hoja de cálculo que necesita. No usará todo esto en estas lecciones. Pero en alguna ocasión puede llegar a necesitar uno de estos métodos alternativos:

Opere a través del menú Inicio para encontrar el acceso directo.

Use los íconos de Office en el menú Inicio.

Busque el archivo   Excel.exe en el Explorer y haga doble-clic en el mismo.

En el menú Inicio, abra Ejecutar,  escriba allí   excel , y haga clic en Aceptar.

Use la barra de accesos directos de Office,  para abrir el nuevo documento en ese programa.

REFLEXION

''Es muy importante saber todos los posibles metodos que existen para acceder al software Excel porque nos facilita que podamos abrir inmediatamente una hoja de calculo de Excel; hay desde metodos que tenemos que entrar a menus un poco extensos hasta metodos de tan solo conbinaciones de teclas...''

VENTANA DE APLICACION DE EXCEL 2003

1. Barra de Titulo. Y al extremo derecho se encuentran los iconos de minimizar, maximizar y cerrar; (el icono de maximizar al al darle click de haze mas pequeña la imagen pero para volverla al tamaño que estaba hay que darle click en donde ya habiamos dadoo click pero ya no dira maximizar sino que sira restaurar.

2. Barra de Menu. En ella estan los menus:

• 'Archivo' (nuevo, abrir, cerrar, guardar, guardar como, guardar como pagina web, vista previa de la pagina web, configuracion basica, area de impresion [+], vista preliminar, imprimir, enviar a [+], etc...)
• 'Edicion' (cortar, copiar, portapapeles de Office, pegar, pegado especial, rellenar [+], borrar [+], eliminar, eliminar hoja, mover o copiar hoja, buscar, ir a, vinculos, etc...)
• 'Ver' (normal, vista previa de salto de pagina, barras de herramientas [+], comentarios, zoom, etc...)
• 'Insertar' (celdas, filas, columnas, hoja de calculo, grafico, simbolo, salto de pagina, funcion, nombre [+], comentario, imagen, diagrama, objeto, hipervinculo)
• 'Formato' (celdas, fila [+], columna [+], hoja, autoformato, formato acondicional, estilo)
• 'Herramentas' (ortografia, referencia, comprobacion de errores, area de trabajo compartida, compartir libro, euroconversion, proteger [+], colaboracion en linea [+], audotiria de formulas [+], complemento, perzonalizar, opciones, etc...)
• 'Datos' (ordenar, filtro, formulario, subtotales, validacion, tabla, texto en columnas, consolidar, agrupar y esquemas [+], informe de tablas y graficos dinamicos, obtener datos externos [+], lista [+])
• 'Ventana' (comparar en paralelo con, ocultar, mostrar, oraganizar, nueva ventana, dividir, onmobilizar peneles)
• '?' (Ayuda)

3. Barra Standar. (nuevo, abrir, guardar, permission, imprimir, referencia, copiar, pegar, deshacer, euroconversion, insertar hipervinculo, autosuma, orden ascendente, asistente para graficos, ayuda de microsoft excel)

4. Barra de Formato. (fuente, tamaño de fuente, negrita, cursiva, subrayada, alinear a la izquierda, centrar, alinear a la derecha, combinar y centrar, estilo moneda, euro, aumentar y disminuir sangría, bordes, color de relleno, color de fuente.)

5. Barra de Formulas. Se teclean las formulas (cuantas) son necesidad de teclar el numero y al extremo izquierdo nos presenta la celda activa.

6. Filas

7. Columnas

8. Hojas del libro

9. Bloq Mayuscula y Bloq Númer

10. Celda activa (celda remarcada de negro alrededor)

REFLEXION

''Es necesario conocer las partes de la ventana de aplicacion de Excel para poder saber cuales son herramientas para nuestra hoja de calculo y cuales son solamente caracteristicas de la ventana de aplicacion para nosotros poder conformar nuestra hoja de calculo...''

TIPOS DE DATOS

Tipos de datos que podemos usar:

Los datos que son analizados en Excel son almacenados en las celdas, estas pueden soportar 2 tipos de datos, números y texto, a su vez los números y textos pueden ser tratados a través de funciones y fórmulas.

Los gráficos, imágenes, controles y otros objetos son almacenados en las hojas, por este motivo es que no son considerados como datos ya que no están almacenados en las celdas.

Los datos que podemos introducir en una hoja de calculo son los siguientes:

• Números: Representan cantidades y existen varios formatos, es importante saber que Excel trata las fechas y horas como números. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0.).
• Texto: Representan títulos para las columnas y filas, ayudan a identificar el contenido del campo. (Rótulos)(A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, Ñ, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z.).
• Fórmulas: Son usadas para hacer cálculos matemáticos, es importante diferenciar entre una fórmula y una función.Una fórmula admite un máximo de 1.024 caracteres y habitualmente está compuesta por números, operadores y direcciones (referencias) de celdas. También se podrán introducir funciones (fórmulas que ya vienen pre-hechas con Excel). (Suma, Resta, Multiplicacion, Division). 
• Funciones: Son usadas para manipular números y texto, vienen predefinidas por la aplicación aunque también podemos crear nuestras propias funciones, están agrupadas por categorías como financieras, fecha y hora, texto, entre otras. (SUMA, PROMEDIO, SI, CONTAR, MAX, MIN, SUMAR.SI, entre muchas otras funciones).

Muy Importante: Todas las fórmula han de comenzar con el signo igual, de lo contrario Excel las interpretará como texto. Por ejemplo, la fórmula B5+B8 está mal. Debería ser escrita =B5+B8. Las referencias a celdas en las fórmulas podemos escribirlas en mayúsculas o minúsculas indistintamente.

Consejo: Siempre que escribamos una fórmula con más de una operación, es interesante usar los paréntesis para evitar posibles errores de prioridades. Eso sí, abriremos tantos como cerraremos.

REFLEXION

''Es muy importante saber que tipo de datos podemos introducir en Excel, ya que con ello nos podemos ayudar en el área laboral dentro del equipo de computo; estas formulas, funciones, etc., son unas herramientas muy fundamentales en Excel porque nos facilita al tener que hacer cálculos. Hasta el nombre de Excel lo dice: Hoja de calculo...''

IMPLEMENTACION DE FORMULAS

Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

En esta aplicacion puedes realizar operaciones matematicas elementales (suma, resta, multiplicacion y division de dos numeros) y otras mas complejas. Para insertar una formula deberas escribirla con el signo igual ( = ) delante de ella. Cuando cuando construyas formulas considera las convenciones y los operadores matematicos existentes. Excel ejecuta los calculos en el orden que a continuacion veremos:

Orden de las operaciones (operadores):

• Negacion ( - )
• Porcentaje ( % )
• Exponente ( ^ )
• Multiplicacion y Division ( *   y   / )
• Suma y Resta ( +   y   - )
• Comparaciones ( = , < , > , <= , >= , < > )

* Si una exprecion contienediferentes operadores. Excel la calculara respetando la jerarquia de los ''operadores''. Por Ejemplo:

Si necesitas sumar las celdas C1 y D1, y dividir su resultado entre 3, tendras que escribir la formula de la siguiente manera: =(C1+D1)/3 ; porque obtendrias un resultado diferente si escribieras =C1+D1/3. ¿Por qué? Si olvidaras colocar el par de parentesis se efectuaria en primer lugar la division (D1/3) y al final la sima (C1 + el resultado de la division) esto pasaria por lo antes mencionado.. ''La jerarquia de los operadores''.

Reglas para realizar una formula en Microsoft Excel 2003:

• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
• Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
• Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Con Microsoft Excel 2003 puedes realizar, ademas de las operaciones comunes (suma, resta, multiplicacion y division), otras mas complejas (calculos estadisticos, calculos trigonometricos, calculos financieros, calculos de rango, calculos aritmeticos, calculos relacionales, entre muchos otros calculos.)

Procedimientos aplicados en Microsoft Excel 2003:

Formulas:

1. Identififcar los operadores matematicos
2. Identificar la estructura de una formula
3. Aplicar la funcion SUMA
4. Identificar las referencias relativas y absolutas

Funciones:

1. Aplicar las funciones MAX, MIN, CONTAR, PROMEDIO, SI.

Dato Constante en una formula:

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.

Dato variable en una formula:

Utilizada cuando se quiere comprobar cómo afecta un valor determinado a una o varias fórmulas.

REFLEXION

''Nosotros al saber como realizar estas formulas de la que se hablaron en este tema tendriamoz la facilidad de poder hacer las formulas sin nesecidad de tener que hacer la cuenta para sacar nosotros el resultado; ya introduciendo la formula o funcion excel automaticamente nos resuelve es problema hacer el calculo...''

FUNCIONES EN EXCEL

Introduccion

Las funciones conforman el núcleo de cualquier hoja de cálculo. Mediante funciones, se pueden llevar a cabo todos los cálculos que nosotros necesitemos en una hoja de cálculo. Las funciones se pueden utilizar para múltiples tareas: desde realizar operaciones sencillas, tales como las de sumas y restas, hasta complicados cálculos financieros, estadísticos y científicos.

¿Qué es una funcion?

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

Estructura de la funcion

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

Categorias de funciones

• Funciones de complementos y automatización
• Funciones de cubo
• Funciones de base de datos
• Funciones de fecha y hora
• Funciones de ingeniería
• Funciones financieras
• Funciones de información
• Funciones lógicas
• Funciones de búsqueda y referencia
• Funciones matemáticas y trigonométricas
• Funciones estadísticas
• Funciones de texto 
• Ejemplificar el uso de funcion promedio
  
• La función PROMEDIO() sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numéricos.
  Ejemplo de operación: Obtener el promedio de 2 valores: 10 y 6
  
• 
  

  =PROMEDIO(A1,A2)

  
  

  
  

  =PROMEDIO(A1:A2)

  
  

  
  

  En la primera imagen podemos apreciar 2 valores 10 y 6, como podemos ver, manejamos como argumentos de la función las 2 celdas correspondientes de manera individual (A1,A2). En la segunda imagen tenemos como argumento un rango (A1:A2) y el resultado es el mismo.

  
  

  
  

  

  
  

  
  

  Ejemplificar 2 funciones matematicas que podamos utilizar

  
  

  
  

  * Funcion SI

  
  

  
  

  Deescripcion:

  
  

  
  

  Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

  Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

  
  

  
  

  Ejemplo:

  
  

  
  

  SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

  
  

  
  

  * Funcion PROMEDIO

  
  

  
  

  Descripción:

  
  

  
  

  Calcula la media aritmética de las celdas/datos que se le pasen como parámetro

  Ejemplo:

  
  

  
  

  =PROMEDIO(C1:E1)

  o lo que sería lo mismo:

  =PROMEDIO(C1;D1;E1)

REFLEXION

"Es indispensable conocer las funciones que tiene Excel porque nos facilita la forma de trabajar en cuya hoja de calculo; porque el introducirlas nos ayuda a no tener que poner el resultado, tan solo con poner lo que queremos calcular nos da el resultados, porque cuyas funciones tiene (como lo dice el nombre) la funcion de llevar a cabo el procedimiento que lleva cada una de las funciones que tiene Excel ya sea: Maximo, Minimo, Suma, Contar.Si, Promedio, Si, entre muchas otras funciones de diferentes tipos tanto en procedimiento como en la funcion que lleva a realizar..."

OPERADORES RELACIONALES

Los operadores relacionales, también denominados operadores binarios lógicos y de comparación, se utilizan para comprobar la veracidad o falsedad de determinadas propuestas de relación (en realidad se trata respuestas a preguntas). Las expresiones que los contienen se denominan expresiones relacionales. Aceptan diversos tipos de argumentos, y el resultado, que es la respuesta a la pregunta, es siempre del tipo cierto/falso, es decir, producen un resultado booleano. 

           Los operadores relacionales son símbolos que se usan para comparar dos valores. Si el resultado de la comparación es correcto la expresión considerada es verdadera, en caso contrario es falsa. Por ejemplo, 8>4 (ocho mayor que cuatro) es verdadera, se representa por el valor true del tipo básico boolean, en cambio, 8<4 (ocho menor que cuatro) es falsa, false. En la primera columna de la tabla, se dan los símbolos de los operadores relacionales, el la segunda, el nombre de dichos operadores, y a continuación su significado mediante un ejemplo.

Si la propuesta es cierta, el resultado es true (un valor distinto de cero), si es falsa false (cero):

falso (false)	0
cierto (true)	cualquier valor distinto de 0, aunque normalmente se usará el 1

Volviendo a los operadores relacionales, el resultado de una evaluación será un valor entre 0 y 1, que indicará como hemos dicho, la falsedad o certeza de esa relación.

C dispone de los siguientes operadores relacionales:

Operador	nombre	ejemplo	significado
<	menor que	a<b	a es menor que b
>	mayor que	a>b	a es mayor que b
==	igual a	a==b	a es igual a b
!=	no igual a	a!=b	a no es igual a b
<=	menor que o igual a	a<=5	a es menor que o igual a b
>=	mayor que o igual a	a>=b	a es menor que o igual a b

Se debe tener especial cuidado en no confundir el operador asignación con el operador relacional igual a. Las asignaciones se realizan con el símbolo =, las comparaciones con ==.

Mas ejemplos:

Si a = 10, b = 20, c = 30

a + b > c		Falso
a - b < c		Verdadero
a - b = c		Falso
a * b < > c		Verdadero

REFLEXION

"Estos operadores relaciones que tiene excel son herramientas en una funcion que nos ayuda a realizarlas, estos operadores nos indican cuando un resultado en nuestra hoja de excel es cierto ("true") o de otro modo falso ("false") y de esta manera nos ayuda a hacernos menos complicado el trabajo en una hoja de calculo porque es muy facil el procedimiento que se necesita conocer para poder utilizarlos no porque sean muy complicados pero si se necesita saber en el orden en el que van..."

FUNCION "SI"

FUNCION "SI"

La estructura de la función es:

(Sintaxis)

=SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

Veamos cómo funciona con un ejemplo:

Supongamos tenemos un cuadro como el de la derecha, con el detalle de Ejecutivos de venta, las ventas realizadas así como el objetivo y queremos ver si cumplió o no con él.

En esta instancia es donde realizamos la “función_lógica“.

Una función lógica es una comparación cuyo resultado es Verdadero o Falso.

En este caso necesitamos comparar si las ventas superan (o igualan) al objetivo.  O, alternativamente, si las resta de las ventas – el objetivo es mayor que cero.  Cuestión de gustos. Se dieron cuenta como en la redacción escrita del problema a resolver utilizamos la palabra “si”? Por lo tanto, la función lógica será simplemente:

Función lógica:

Ventas >= Objetivo

En este caso usamos la combinación de signos “>=” para indicar que el valor de las ventas debe ser mayor o igual.  Igualmente funciona a la inversa “<=”.  Para el caso de “diferente de”, debemos utilizar “<>”.

Si efectivamente las Ventas superan el Objetivo (Ventas>=Objetivo es VERDADERO), queremos que la celda (de la columna D) nos muestre “Cumplió”.  Y, en caso que no se cumpla (es decir, Ventas>=Objetivo es FALSO), nos muestre “No cumplió”.

Ya tenemos entonces las tres partes:

• La función lógica: Ventas>=Objetivos
• Valor si Verdadero: Mostrar “Cumplió”
• Valor si Falso: Mostrar “No cumplió”.

La fórmula, para la celda D2 será entonces:

=SI(B2>=C2;”Cumplió”;”No Cumplió”)

Es totalmente equivalente escribirla de la forma:

=SI(B2<C2;”No Cumplió”;”Si Cumplió”) => SI las Ventas son menores al Objetivo entonces mostrar “No Cumplió”, en caso contrario (es decir, si es FALSA la comparación Ventas<Objetivo), mostrar “Sí Cumplió”).

Función SI anidada

Se dice que una función está anidada cuando se utiliza una función dentro de si misma.

Haciendo un poco más complicado el ejemplo anterior, queremos saber si superó el objetivo y si la diferencia fue mayor de $5.000.

Esto es, tenemos que hacer DOS comparaciones: Si supera el objetivo y si lo supera por más o menos de

$5.000

Empezamos con la función:

=SI(Ventas<Objetivo) Entonces (caso VERDADERO)   => “No Cumplió”

De lo contrario (caso FALSO)

=SI(Ventas-Objetivo<5000) Entonces (caso Verdadero)  => “Pasó menos de $5.000″

De lo contrario (caso FALSO) => “Pasó más de 5.000″.

La fórmula completa quedaría para el ejemplo anterior:

=SI(B2<C2;”No Cumplió”;SI(B2-C2<5000;”Pasó menos de $5.000″;”Pasó más de $5.000″))

REFLEXION

"La funcion SI es una de las funciones en Excel que nos ayuda a calcular resultados que deseamos realizar en una hoja de calculo como ya hemos mencionado antes, esta funcion nos permite realizar un trabajo mas rapido de acuerdo a calculos que deseamos realizar, ya que lleva un procedimiento a realizar, cada vez que querramos inplantar esta funcion en una hoja de calculo donde tengamos unos determinados datos para calcularlos con cuya funcion, ya que nos dara el resultado facilmente..."

INSERSCION DE GRAFICOS EN EXCEL

Gráficos

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.

Los 4 pasos a seguir para crear un grafico:

1. Tipo  de grafico
2. Datos de grafico
3. Opciones de grafico
4. Ubicacion del grafico

Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos, que le guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones, o bien utilice la barra de herramientas Gráfico para crear un gráfico básico al que podrá aplicar formato más adelante.

Datos de la hoja de cálculo

Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo

Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos con formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos normales de Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico dinámico puede ver diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando sus campos y elementos.
Representar los datos de hojas de cálculo mediante gráficos

Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.

1. Marcador de datos
2. Línea de división principal
3. Nombres de categoría
4. Nombres de series de datos del gráfico

Marcador de datos:

Cada marcador de datos (marcador de datos: barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor que procede de una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.) representa un número de la hoja de cálculo. Los marcadores de datos que tengan la misma trama representan una serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.). En el ejemplo anterior, el marcador de datos situado en el extremo derecho representa el valor real del segundo trimestre de 99.

Línea de cuadrícula principal  Microsoft Excel crea los valores de los ejes a partir de los datos de la hoja de cálculo. Observe que los valores de los ejes en el ejemplo anterior estaban comprendidos en el rango que va de 0 a 120, que abarca todos los valores de la hoja de cálculo. Las líneas de división (líneas de cuadrícula de gráficos: líneas que se pueden agregar a un gráfico para facilitar la visualización y evaluación de datos. Las líneas de cuadrícula se extienden desde las marcas de graduación de un eje a través del área de trazado.) principales marcan los intervalos principales del eje. También es posible ver las líneas de división secundarias del gráfico, que marcan los intervalos existentes entre los intervalos principales.

Nombres de categoría: Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el ejemplo anterior, los títulos de las filas TRIM1 y TRIM2 aparecen como nombres de ejes de categorías.

Nombres de series de datos del gráfico: Excel también utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los nombres de las series. Estos nombres aparecen en la leyenda (leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.) del gráfico. En el ejemplo anterior, los títulos de las filas Proyectado y Real aparecen como nombres de series.

Sugerencias para gráficos: Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de un gráfico, aparece una sugerencia que contiene el nombre del elemento. Por ejemplo, al colocar el puntero sobre una leyenda, aparece una sugerencia para gráfico que contiene la palabra Leyenda.

Gráficos incrustados y hojas de gráficos

Puede crear un gráfico en su propia hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.) o como gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.) en una hoja de cálculo. De ambas formas, el gráfico queda vinculado a los datos de origen y, por tanto, se actualiza al actualizar los datos de la hoja de cálculo.

Gráficos incrustados: Un gráfico incrustado se considera un objeto gráfico y se guarda como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado. Utilice este tipo de gráficos cuando desee mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos de la hoja de cálculo.

Hojas de gráficos: Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro que tiene su propio nombre de hoja. Utilice una hoja de gráficos cuando desee ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de la hoja de cálculo, o bien cuando necesite dejar espacio libre en la pantalla mientras trabaja en la hoja de cálculo.

REFLEXION

"Los graficos en una hoja de calculo de Excel son una forma de representar trabajos como: comparaciones de ventas en un determinado tiempo, niveles de ventas, cuentas bancarias, cambios de termperatura, percios de articulos, entre muchas otros tipos de calculos. Estos graficos nos da la oportunidad de representar datos que hemos calculado en nuestra hoja de Excel en forma llamativa ya que podemos editar estos graficos de la forma en que gustemos como: los colores, la fuente, el color de la letra, el tamaño del grafico, entre muchas otras caracteristicas..."

CREACION DE LISTA, ORDENAMIENTO Y FILTROS

BOTONES

Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente. 

Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente!

PASO A PASO: ORDENAR

Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.

ORDENAR: BOTÓN

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos.


Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

1. Abrir viajes.xls desde su disquete Clase.
    
2. Seleccionar filas 5 - 23, que contienen los registros de los viajes vendidos. (Asegure de seleccionar las filas completas.)
    
3. Clic en el botón  Orden Ascendente de la barra de herramientas Estándar. Las filas seleccionadas son ordenadas en orden alfabético basado en la primer columna.
4. Deshacer

ORDENAR: DIÁLOGO

1. Si fuera necesario, seleccionar nuevamente las filas de datos - Filas 5 - 23.
    
2. Seleccionar  Datos  |  Ordenar...  El diálogo ordenar se abre. Por defecto, al fondo, la fila del Encabezado es seleccionada. De esta forma, Excel asume  que la primer fila que ha seleccionado contiene etiquetas para las columnas. Estas etiquetas están enumeradas en las listas que descienden, para ayudarlo a elegir qué columnas usar para el ordenamiento.
    
3. En el cuadro de texto Ordenar por,  seleccionar desde la lista que baja, Viaje, y hacer un clic en Ascendente. Dejar en blanco a los otros cuadros de texto. Esta vez usted usará Ordenar solo en la columna Viaje. 

1. 
   
   Esté seguro de que la fila Encabezado sea seleccionada. (por defecto)
2. 

   
   
3. Clic en Aceptar. Las filas seleccionadas son ordenadas, agrupando las filas del mismo valor en la columna Viaje.

   Este orden alfabético parece ser complicado. Sería más útil tener a las Ofertas Especiales juntas y a la Otra categoría al final.  Otro es para todos los viajes que no eran una de las ofertas especiales. También, sería más natural ordenar los viajes en el orden en que aparecen en el volante publicitario. De manera que el orden requerido sería: Tahiti, Nueva Zelandia, Mundo, Otro. Necesitará crear una Lista Personalizada.

1. CREAR LISTA PERSONALIZADO
2. 1. Seleccionar desde el menú  Herramienta  |  Opciones  |  ficha Listas Personalizadas.
       
   2. Clic en el cuadro de Entradas de listas. El cursor aparece en el cuadro de entradas de Listas. 
   3. Escribir la categoría de viaje como se muestra. Usar la tecla ENTRAR para crear una nueva línea. (Si está compartiendo esta computadora con otros estudiantes, esta lista personalizada puede que ya esté allí.)
   4. Clic en el botón Agregar para adicionar esta lista al cuadro de Listas personalizadas en el extremo izquierdo.
       
   5. Clic en el botón Aceptar  para cerrar el diálogo.
      

3. ORDENAR : LISTA PERSONALIZADA 
4. 
   

   1. Con las Filas 5-23 aún seleccionadas, nuevamente abrir el diálogo Ordenar. ( Datos  |  Ordenar )
        
   2. Clic en el botón Opciones. Se abre el cuadro de Opciones de ordenar.  
   3. Seleccionar desde la lista que baja, la lista personalizada de viajes: Tahití, Nueva Zelandia, Mundo, Otro.
       
   4. Dejar la Orientación tildada en Ordenar de arriba abajo y hacer clic en Aceptar.
   5. Seleccionar para el segundo cuadro de texto Cliente. Asegure que el diálogo Ordenar se está viendo todavía, Viaje en el primer cuadro de texto y la fila de encabezamiento es seleccionada. Clic en Aceptar.
      Las filas seleccionadas son ahora ordenadas en el orden de la lista Personalizada, de manera que los diferentes viajes ahora son agrupados juntos. Los Clientes para cada viaje son listados alfabéticamente. Qué bien ordenado!
   6. Guardar Como viajes2.xls. Si usa el botón Guardar, el archivo guardado antes, será sobrescrito.

   

   

EJEMPLO DE CRITERIOS COMPLEJOS

+Varias condiciones en una misma columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.

FILTROS

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

1. Rango sin filtrar
2. Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar

Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Varias condiciones en una sola columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.

Vendedor

Davolio

Buchanan

Suyama

 

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $.

Escriba	Vendedor	Ventas
Generar	Davolio	>1000

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $.

Vendedor	Ventas
Davolio	>3000
Buchanan	>1500

Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $.

Ventas	Ventas
>5000	<8000
<500

Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que el promedio de las celdas C7:C10.

=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

REFLEXION

"En una hoja de calculo de Excel esta que al crear listas desordenadamente de acuerdo al la alfabetizacion nosotros lo podemos ordenar mediante laopcion ordenar que se encuentra en el menu 'Datos'. La herramienta  de filtros que nos da una hoja de calculo de Excel en el menu 'Datos' nos ayuda a poder ordenar datos implantados en la hoja en la forma u orden en el que los querramos ver, ya que esta herramienta nos da las opciones que nesecitamos para poder acomodarlos a nuestro gusto o instruccion. En una hoja de calculo de Excel esta que al crear listas desordenadamente de acuerdo al la alfabetizacion nosotros lo podemos ordenar mediante laopcion ordenar que se encuentra en el menu 'Datos'..."